2014. augusztus 12., kedd

Számlázás Excel fájl adataiból

Tudtad, hogy a Számlázz.hu képes nagy tömegű számlakibocsátásra fájl adatai alapján?

Ha havi rendszerességgel kell közel ugyanazokat a számlákat kibocsátanod, akkor ezeket az adatokat összeszedheted egy Excel táblázatban.

Ha folyamatosan gyűjtöd a megrendeléseidet, és havonta egy alkalommal szállítasz/számlázol.

Ezekre a feladatokra egy Excel táblázat a legkézenfekvőbb megoldás. A Számlázz.hu segítségével könnyedén legenerálhatsz több száz vagy több ezer számlát.

Jól hangzik, ugye?

Az ehhez szükséges minta Excel fájlt letöltheted innen: minta fájl letöltése.

FONTOS! Ez a minta fájl a jobb átláthatóság miatt Excel (XLS) formátumú. A számlagenerálás előtt azonban ezt CSV formátumban kell elmentened. Ehhez válaszd a 'Fájl' menü 'Mentés másként' menüpontját, majd válaszd ki a formátumot: 'CSV (pontosvesszővel határolt)'.

Az Excel fájl felépítése kötött, a következő módon.


Fejléc sorok


Az 1-3 sorok magyarázó fejlécet tartalmaznak. Ne töröld ki ezeket a sorokat.

Számla alapadatok sora


A 4. sortól lefelé következnek a számla adatok. Először a számla alapadatait kell szerepeltetni egy sorban, a mintának megfelelően.

A - sorszám
B - vevő neve
C - vevő cím: irányítószám
D - vevő cím: város
E - vevő cím: utca és házszám
F - fizetési mód
G,H,I - számla dátumai: kelt, teljesítés és fizetési határidő (ÉÉÉÉ.HH.NN)

Ezek a legfontosabb adatok, de a további oszlopokban megadhatsz postázási címet, bankszámlaszámot, számla megjegyzés szöveget, és még vagy tíz további adatot. Persze nem kötelező, a számlázáshoz csak az A - I oszlopig terjedő adatok szükségesek

Számlán szereplő tételek


Minden egyes számla alapadat sort követnie kell legalább egy számla tételnek a következőképpen:
A - minden számla tételnél legyen üres ez a cella
B - termék/szolgáltatás neve (szöveges leírás)
C - mennyiség (egész vagy tört szám)
D - mennyiségi egység (pl. darab, óra, hó, stb...)
E - nettó egységár
F - áfakulcs

Ezek az adatok elegendőek ahhoz, hogy a termék felkerüljön a számlára. A Számlázz.hu a megadott:

  • mennyiség
  • nettó egységár és
  • áfakulcs

alapján ki fogja számolni a számla tétel

  • nettó értékét 
  • áfa értékét és 
  • e kettő összegeként a bruttó értéket.

Ha a Számlázz.hu által kalkulált értékek kerekítés miatt nem felelnek meg, akkor bátran végeztesd el a számítást az Excellel:

G - tétel nettó értéke
H - tétel áfa értéke
I - tétel bruttó értéke

Ha ezeket az adatokat megadod, akkor a Számlázz.hu nem kalkulál, hanem az általad megadott értékeket használja a számla tétel adatainál.

Tetszőleges számla tételt megadhatsz, nincs korlátozás.

Az utolsó számla tétel adatsort követően felvehetsz egy újabb számla alapadat sort olyan módon, hogy az A oszlopban a következő sorszámot jeleníted meg. Ez azt jelenti, hogy onnantól egy új számla kezdődik majd.

Mire figyelj?


1. Fejlécsorok

Az első három sor a mintának megfelelő fejléc legyen. Ezeket a Számlázz.hu figyelmen kívül hagyja majd.

2. Pontosvesszők

Amikor az Excel fájlt elmented CSV formában, mezőelválasztónak mindig pontosvesszőt válassz.

3.Dátumok formája

A Számlázz.hu kétféle formában fogadja el a dátumokat (számla kelte, teljesítése, stb.): 
  • EEEE.HH.NN
  • EEEE-HH-NN

4. Soremelések

Ne használj sehol soremelést (sortörést) még akkor sem, ha pl. a megjegyzésmezőben erre szükséged lenne. A soremelések összekuszálják a CSV fájlodat.

5. Karakterkódolás

Fájl elmentésekor választhatsz a magyar (ISO-8859-2) és az UTF-8 között (a betűszavak jelentése és értelme nem fontos :)  ). A CSV fájl feltöltésekor is kiválaszthatod a két kódolás egyikét. A lényeg: passzoljanak a jelek, különben az ékezetes betűid krixkrax-szá válnak.


További kérdésekért és válaszokért kattints ide.

Saját fiók regisztrálás 1 perc alatt: kattints ide.